La mise en page
Diffuser des documents clairs et précis est la première étape d'une relation de confiance entre votre entreprise et vos clients. A ce titre, Devis Facture Express vous propose un ensemble d'outils de productivité visant à la création de documents de qualité. Voici une liste non exhaustive des possibilités de mise en page disponible dans le logiciel.
- Création de rubrique, sous-totaux et numérotation automatique
- Editeur de styles de paragraphes
- Insertion d'images
- Des reports de montants
Création de rubriques
Les travaux ou prestations que vous réalisez sont souvent regroupées par rubrique dans vos devis. Vous pouvez facilement créer une rubrique en sélectionnant la ligne voulue puis en faisant un clic droit insérer l'étoile *. Ceci va placer un tag de 3 caractères [*]. Cette ligne sera de couleur différente et ainsi plusieurs rubriques vont hiérarchiser votre devis.
Si les 3 premiers caractères du libellé sont [*], le libellé sera souligné, mis en gras et un saut de ligne sera généré.
Vous pouvez créer autant de style que vous voulez et les appliquer dans vos devis et vos factures (voir les styles personnalisés).
Numérotation automatique des rubriques et des libellés des prestations
En cochant l’option "Numérotation des titres et des lignes" dans l’écran "Configurer" de l'écran de création de son entête d'entreprise, vous verrez apparaître des numéros pour chaque ligne et les lettres pour chaque titre de rubrique.
Sous total
Il existe un code de styles personnalisés réservé nommé STOT qui, lorsque il est présent sur une ligne de libellé, il imprime le sous-total de toutes les lignes précédentes (regroupement par sous- total). Pour obtenir ce sous-total, sélectionnez la dernière ligne du groupe, cliquez ajouter une ligne, et avec le bouton droit de la souris sur cette nouvelle ligne, choisissez le menu nommé STOT. Comme tous les styles, STOT est personnalisable. Si vous souhaitez personnaliser ce style, voir le paragraphe styles personnalisés.
Insertion d’images et de photos dans les documents
Préambule à l'insertion de photos ou d'images dans les devis
Les photos numériques et les numérisations de documents (dessins, plans, etc.) sont très souvent d'une résolution (niveau de détail) et d'une taille bien supérieure à ce qu'il sera nécessaire pour la confection de vos devis ou factures. Une réduction de la résolution et de la taille de vos fichiers sera souvent nécessaire. Pour cela utiliser votre outil de retouche d'image habituel et travailler en cm avec une largeur maxi de 10 à 11 cm.
Emplacement des fichiers images
Pour que vos fichiers images soient vus lors de l'utilisation du programme en réseau mais également présents dans vos sauvegardes, il est fortement conseillé de les placer dans le répertoire (ou sous-répertoire) dont le chemin* s'affiche en cliquant sur le bouton insérer une image.
* Le chemin exact n'est pas donné puisqu'il dépend de votre système.
L’insertion d’une image
Sélectionnez la ligne du document précédent l’emplacement de l’insertion et cliquez sur le bouton "Insérer une image"
. Localisez et sélectionnez l’image puis validez. Un tag nommé [IMG%100] suivi du chemin et du nom du fichier prend place dans la grille. Ce tag sera remplacé par l’image lors de l'impression.
Vidéo Comment inserer des photos ou des images dans ses devis
Diminution de la taille d'impression
Si vous souhaitez réduire ou augmenter la taille de l'image pour améliorer la mise en page, jouez sur le paramètre 100 situé dans le tag. Par Exemple : mettre [IMG%80] ou [IMG%120]
L'utilisation d'images dans vos documents est une possibilité qui nécessite une compétence dont vous devez disposer en interne. P2F n'assure pas de formation technique pour la confection de vos fichiers images.
Les styles personnalisés
La mise en page de Devis facture Express par défaut est basique. Vous ne disposez que de lignes de rubrique personnalisables (titre) et de lignes vierges avec respectivement les caractères * et §. Mais, vous pouvez depuis l’outil de configuration générale appeler l’écran de gestion de styles. Pour l'utilisation des styles personnalisés , sélectionnez une ligne dans la grille et faites un clic droit à la souris pour donner accès au menu styles.
Lignes d'informations
Si aucun prix n’est saisi, le texte est considéré comme une information ou un titre de rubrique. Profitez de cette possibilité pour améliorer la mise en page de vos informations.
L'information et la rubrique sont facilement repérables à l’écran car elles figurent dans une couleur différente (en vert).
