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Impressions et envois par mail

 

Une fois votre document saisi, comment le faire parvenir à votre client ou vos collaborateurs ? Devis Facture Express vous propose 4 solutions... 

 

 

  • Impression papier pour une remise en main propre ou par courrier,
  • Envoi par mail au format PDF directement depuis le logiciel
  • Création d'un fichier PDF pour une dépose dans le CLOUD entreprise et permettre une consultation en mobilité
  • Exportation vers un tableur pour une étude de prix ou l'importation dans un outil de gestion de chantier

Généralités

Une fois votre document saisi, en cliquant sur le bouton Imprimante, PDF ou Mail , vous pouvez le voir tel qu'il sera imprimé. A cette étape, vous disposez d'une barre d'outils vous permettant de naviguer dans le document, de zoomer pour adapter le document à la taille de votre écran mais aussi apporter des modifications comme mettre un tampon payé sur une facture, changer le titre à la volée pour renommer un devis ou une facture en un document particulier comme avoir, acompte,pro-format,....

 

Impression

 
Depuis l'écran de visualisation et en cliquant sur le bouton "imprimante" Logo imprimante , vous pourrez définir l’imprimante de votre choix et le nombre d’exemplaires à imprimer.

Logo astuce-conseilPour améliorer la mise en page, vous souhaiterez peut-être ajouter des lignes vierges dans les documents. Pour cela, revenez dans la grille de saisie et insérez une ligne avec le bouton plus logo plus puis saisissez le caractère § (paragraphe). A l’impression, il sera invisible, mais une ligne vierge aérera votre document.

Logo astuce-conseilLes devis peuvent être imprimés sans les prix. Vous pouvez vous servir de cette possibilité pour donner une liste des travaux aux ouvriers/employés ou encore demander à un fournisseur de calculer les achats nécessaires pour vos travaux.

 

Envoi par mail

(version enregistrée uniquement)

Il n’est pas nécessaire d’imprimer un document, puis de le numériser pour l’envoyer par mail. Il suffit de cliquer sur le bouton "Mail"Logo email.

Logo astuce-conseilLa saisie de l’adresse mail du destinataire n’est nécessaire que si le champ mail de la fiche client n’a pas été renseigné.


Pour la première utilisation, les paramètres de connexion doivent être saisis. Ils vous sont généralement donnés par votre fournisseur de messagerie Internet.

un article traitant en détail cette Configuration de la messagerie est disponible.  Vous pouvez également définir jusqu'à 5 types de messages prédéfinis, si vous le souhaitez. Pour cela, cliquez sur 1 des 5 boutons situés sous le message. Des champs chevronnés vous permettent de construire un message type dynamique en fonction des dossiers et documents courants. Le ou les destinataire(s) du mail reçoivent un message incluant une pièce jointe au format PDF.

 Logo astuce-conseil Il est possible d’être aussi destinataire du mail en cochant la case "Etre en copie". Ceci permet de vous garantir le bon envoi, assure une traçabilité. L'envoi à plusieurs destinataires est également possible en renseignant plusieurs adresses emails séparés par un ;

 

Vidéo d'explication

 

(version enregistrée uniquement)

Le format PDF permet de générer un document généralement compatible avec la plupart des ordinateurs. Utilisez cette option si vous souhaitez utilisez un messagerie externe à celle de Devis Facture Express, Alimenter le CLOUD de l'entreprise ou garder une trace du document lisible hors du logiciel. Cliquez sur le bouton "Fichier PDF" Logo PDFet donnez un nom et un emplacement pour le fichier à créer. 

 

Exportation au format XLS

L’exportation XLS permet de générer un document au format tableur comme Excel de Microsoft ou Open Office. En cliquant sur le bouton "XLS" Logo Excel , l’écran d’exportation vous demande de préciser éventuellement un nom et un emplacement de fichier sur le disque.