Fonctionnalités

Gérer la numérotation des devis et factures


Lors de la création d’un devis ou d’une facture, un numéro unique est attribué. Ce numéro s’incrémente de 1 (+1) à chaque nouveau document même si vous n’enregistrez pas ce document et ceci pour éviter un conflit dans la numération avec les autres postes du réseau. Par contre, vous pouvez à tout moment réinitialiser ces numéros dans les onglets 3 et 4 de l’outil de configuration.

Archivages des vieux documents

L’outil d’archivage se trouve en bas de l’écran ouverture des devis et factures. Il permet de déplacer les documents sélectionnés (case à cocher de la première colonne) vers un dossier d’archive et ainsi limiter le nombre de lignes dans les listes. Le bouton Archive de la barre d'outil principal permet la manipulation inverse en restaurant un dossier archivé. Il est possible de prévisualiser le contenu d’un dossier avant de la désarchiver en cliquant sur le bouton détail.

Actions multiples des fenêtres Ouvrir

La case à cocher à droite de chaque ligne permet une sélection multiple et ainsi de réaliser des actions groupées en ouverture, archivage et suppression.

Remplacement des mots DEVIS et FACTURE
Dans l’écran de configuration, Il est possible de modifier les mots devis et facture. Ceci permet de réaliser d’autres types de document si cela se prête mieux à votre activité.
Quelques exemples :
- pour un bailleur : Avis d’échéance et quittance.
- Pour des documents en langue anglaise : Cotation et Invoice.

Les styles personnalisés

La mise en page de Devis facture Express light par défaut permet déjà de choisir sa police d’impression et ses couleurs de grille. Mais vous pouvez, depuis le tableau de bord, appeler l’écran de gestion de styles personnalisés.Dans cet écran, vous pouvez ajouter un style ou en modifier un existant en jouant sur les possibilités suivantes :
•    Type de police de caractères
•    Couleur de la police de caractères
•    Appliquer un retrait depuis le bord gauche
•    Appliquer un enrichissement (gras, souligné, italique)
•    Précéder l’impression du libellé d’une ligne vierge.
•    Forcer le texte en majuscule.

Un style doit disposer d’un nom unique de 6 caractères maximum. Ceci permet de le nommer en début de texte de chacune des lignes de la grille. Le code doit être saisi entre crochet [ ].

Exemple :
[GRAS]mon texte
donnera : mon texte à l’impression
si bien sûr, vous avez créé le style GRAS avec l’attribut ‘gras’ coché.

Utilisation : En sélectionnant une ligne ou plusieurs lignes dans le document, cliquez sur style et sélectionnez le style voulu.

Catalogue des prix 

Le catalogue de prix vous permet de saisir les prix, unités, quantités par défaut de vos produits et prestations. Une fois votre catalogue saisi, il sera à votre disposition pour remplir rapidement vos documents par l’intermédiaire du bouton chariot.

Sélection dans le catalogue de prix

Pour gagner du temps de saisie, vous pouvez sélectionner des produits et des prestations dans votre catalogue. Le bouton Catalogue Produits ouvre le catalogue en mode sélection. Recherchez votre prestation et double-cliquez sur son nom. La même opération est possible en cliquant sur la prestation puis sur le bouton sélectionner. Une fois les prestations récupérées, fermez la fenêtre de sélection.

Prévisualisation 

Une fois votre document saisi, en cliquant sur le bouton prévisualiser (voir) de la barre d’outil document, une prévisualisation vous propose une vue du document tel qu’il sera produit. Vous disposez, à cette étape, d’outils de zoom et de navigation pour vous déplacer dans le document, mais également la possibilité de diriger le document vers une imprimante, un mail ou un fichier PDF.

Nota : Les devis peuvent être imprimés sans les prix. Vous pouvez vous servir de cette possibilité pour donner une liste des travaux aux ouvriers ou encore demander à un fournisseur de calculer les achats nécessaires pour vos travaux.

Impression

En cliquant sur le bouton imprimante, vous pourrez définir l’imprimante de votre choix et le nombre d’exemplaires à imprimer.

Envoi par mail

Il n’est pas nécessaire d’imprimer un document, puis de le numériser pour l’envoyer par mail. Il suffit de cliquer sur le bouton mail. La saisie de l’adresse mail du destinataire n’est nécessaire que si le champ mail de la fiche client n’est pas renseigné
Pour la première utilisation, les paramètres de connexion doivent être saisis. Ils vous sont généralement donnés par votre fournisseur d’accès à Internet. Vous pouvez également définir jusqu'à 5 types de messages prédéfinis, si vous le souhaitez. Pour cela, cliquez sur 1 des 5 boutons situés sous le message.
Des champs chevronnés vous permettent de construire un message type dynamique en fonction du document courant. Le ou les destinataire(s) du mail reçoivent un message incluant une pièce jointe au format PDF.

L'envoi de devis et de factures par mail nécessite que Devis Facture Express LIGHT soit configuré avec les informations de votre serveur de mail (SMTP). Pour cela remportez vous a cette page

Enregistrement au format PDF  

Le format PDF permet de générer un document généralement compatible avec la plupart des ordinateurs.

Répertoire client

Le fichier client vous permet de retrouver rapidement un contact. Ce fichier s’alimente lors de la création des devis et des factures.

Mise à jour en ligne 

C’est à votre demande que le programme sera mis à jour et ceci sans toucher aux données déjà saisies.

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